香川県高松市の司法書士 川井事務所です。
2022（令和4）年9月1日から株主総会資料の電子提供制度が施行されることになりました。
今回は株主総会資料の電子提供制度の概要、いつから利用されるか、定款の変更や登記について取り上げます。
制度の概要
株主総会資料の電子提供制度は、取締役が株主総会資料を自社のウェブサイトに掲載し、株主に対し当該ウェブサイトのアドレス等を書面により通知した場合には、株主の個別の承諾を得ていないときであっても、取締役は株主に対し株主総会資料を適法に提供したものとする制度です。
上場会社などの振替株式を発行する会社については、電子提供制度が義務づけられます。
いつから利用されますか？
上場会社などの振替株式を発行する会社は、2023（令和5）年3月1日以降に開催される株主総会から、株主総会資料の電子提供制度が利用されることになります。
それ以外の株式会社は、2022（令和4）年9月1日以降であれば定款変更により株主総会資料の電子提供制度を利用することができます。
株主総会資料の電子提供制度のメリット
今回の法改正により、株主総会資料のウェブサイトへの掲載を開始する日については、株主総会の日の3週間前の日または招集通知を発した日のいずれか早い日とされます。
つまり、遅くとも株主総会の3週間前の日までには、株主がウェブサイト上で株主総会資料を閲覧することができるようになります。
（従前は、株主総会資料は株主総会の2週間前までに招集通知とともに発送されていました。）
株式会社においては、株主総会資料を印刷したり、株主に郵送したりする時間や費用が削減することができます。
株主においても、これまでよりも早期に充実した内容の株主総会資料が提供されることが期待されます。
電子提供措置に関する定款の変更
上場会社などの振替株式を発行する会社は、施行日である2022（令和4）年9月1日付で、電子提供措置をとる旨の定款の定めを設ける定款変更決議をしたものとみなされます。
それ以外の株式会社は、
- 会社設立時の定款に電子提供措置をとる旨を定めることができます
- 設立後に株主総会の特別決議により定款を変更して電子提供措置をとる旨を定款で定めることがことができます
なお、定款には、単に、電子提供措置をとる旨を定めれば足りるとされています。
定款に電子データを掲載するウェブサイトのアドレスを定めたりする必要はありません。
電子提供措置に関する登記
施行日である2022年9月1日において上場会社などの振替株式を発行する会社は、同日付で、電子提供措置をとる旨の定款の定めを設ける定款変更決議をしたものとみなされますので、施行日から6か月以内に、その本店の所在地において、電子提供措置をとる旨の定款の定めの設定による変更の登記をしなければなりません。
それ以外の株式会社（施行日後に振替株式を発行する株式会社となる場合を含む）が株主総会の決議により定款を変更して、電子提供措置をとる旨の定款の定めを設定したときは、当該定款の変更の効力発生日から2週間以内に、その本店の所在地において、電子提供措置をとる旨の定款の定めの設定による変更の登記をしなければなりません。
参考書籍
『一問一答 令和元年改正会社法』竹林俊憲（著）｜商事法務
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